TRABALHO DESENVOLVIDO PARA O CURSO SUPERIOR DE TECNOLOGIA EM GESTÃO PÚBLICA.
Unidade Curricular: Tecnologia da Informação.
Semestre: 2019/4
Docente: Prof. Dalton Luiz Lemos II
Acadêmicos
(as): Lorrany Aparecida Souza da Silva, Luiz Alberto Marin Esquivel, Marcelo
Machado, Jacira Maximiano de Melo, Thais Rodrigues Ferreira
Polo: Joinville - SC
Pesquisa com Seminário.
O
Sistema Eletrônico de Informações (SEI),
foi desenvolvido pelo Tribunal Regional Federal da 4ª Região (TRF4), é uma
plataforma que engloba um conjunto de módulos e funcionalidades que promovem a
eficiência administrativa. Ele é utilizado pela Prefeitura de Joinville e por
diversos outros órgãos governamentais Municipais, Estaduais e Federais.
Trata-se também de um sistema de gestão de processos e documentos eletrônicos,
com interface amigável e práticas inovadoras de trabalho, tendo como
principais características a libertação do paradigma do papel como suporte
físico para documentos institucionais e o compartilhamento do conhecimento com
atualização e comunicação de novos eventos em tempo real. O SEI foi escolhido como a solução de
processo eletrônico no âmbito do projeto Processo
Eletrônico Nacional (PEN),
iniciativa conjunta de órgãos e entidades de diversas esferas da administração
pública, com o intuito de construir uma infra estrutura pública de processos e
documentos administrativos eletrônicos. Coordenado pelo Ministério do
Planejamento, Orçamento e Gestão, o PEN proporciona a integração de diferentes
esforços que já estavam em curso no âmbito do governo federal e objetiva a
melhoria no desempenho dos processos da administração pública, com ganhos em
agilidade, produtividade, transparência, satisfação do público usuário e
redução de custos. Devido às características inovadoras do SEI e do sucesso da
prática de cessão da ferramenta sem ônus para outras instituições, o SEI
transcendeu a classificação de sistema eletrônico da Justiça Federal da 4ª
Região, para galgar a posição de projeto
estratégico para toda a administração pública, amparando-se em premissas altamente relevantes e atuais,
tais como: a inovação, a economia do dinheiro público, a transparência
administrativa, o compartilhamento do conhecimento produzido e a
sustentabilidade. (Fonte: Artigo, TRF4).
Tela de controle do Sistema Eletrônico de Informações.
A
prefeitura de Joinville utiliza o SEI para organizar todos os tipos de
documentos, desde simples memorandos até processos licitatórios, onde o usuário
externo, no caso o ganhador da licitação pode acessar todo o processo e
assina-lo eletronicamente. As correspondências que são de publicação
obrigatória também são assinadas pelo SEI, a grande vantagem disso é que o
usuário pode ter acesso remoto de onde estiver, agilizando assim o processo.
Principais
características e facilidades do SEI:
Portabilidade: 100% Web e pode ser acessado por meio dos principais
navegadores do mercado: Internet Explorer, Firefox e Google Chrome;
Acesso
Remoto: em razão da portabilidade já mencionada, pode ser acessado
remotamente por diversos tipos de equipamentos, como microcomputadores,
notebooks, tablets e smartphones de vários sistemas operacionais (Windows,
Linux, IOS da Apple e Android do Google). Isto possibilita que os usuários
trabalhem a distância;
· Acesso de
usuários externos: gerencia o acesso de usuários externos aos expedientes administrativos que lhes digam
respeito, permitindo que tomem conhecimento do teor do processo e, por exemplo,
assinem remotamente contratos e outros tipos de documentos;
· Controle de
nível de acesso: gerencia a criação e o trâmite de processos e documentos restritos e sigilosos, conferindo o
acesso somente às unidades envolvidas ou a usuários específicos;
· Tramitação em
múltiplas unidades: incorpora novo conceito de processo eletrônico, que rompe com a tradicional tramitação
linear, inerente à limitação física do papel. Deste modo, várias unidades podem
ser demandadas simultaneamente a tomar providências e manifestar-se no mesmo
expediente administrativo, sempre que os atos sejam autônomos entre si;
· Funcionalidades
específicas: controle de prazos, ouvidoria, estatísticas da unidade, tempo do processo, base de conhecimento,
pesquisa em todo teor, acompanhamento especial, inspeção administrativa,
modelos de documentos, textos padrão, sobrestamento de processos, assinatura em
bloco, organização de processos em bloco, acesso externo, entre outros;
· Sistema intuitivo: estruturado com boa navegabilidade
e usabilidade.
Os pontos negativos em relação ao Sistema de Informações
Eletrônicas utilizado na Prefeitura de Joinville e nos outros órgãos e
Secretarias Municipais são a falta de treinamento para os usuários; a falta de
padronização dos processos dando margem para burocratizar e estender o prazo de
execução dos mesmos e por fim, apresentamos o mais grave problema: Falta de
mapeamento e controle do tempo em que os processos permanecem em cada setor,
dando margem para a falta de cobrança no andamento dos mesmos, levando por
exemplo, oito meses em média para terminar um processo licitatório que poderia
ser feito em 60 dias.
Para não apresentar somente os problemas, iremos agora
apresentar soluções de gestão para cada um dos itens apresentados:
1
- Falta de treinamento para os usuários: A prefeitura de Joinville deverá
manter um centro de treinamento ou uma central de dúvidas permanente, porém
isso gerará um custo extra aos cofres públicos, ou ainda com custo zero para a
administração pública, montar uma equipe de servidores em cada secretaria que
saiba manipular com destreza o sistema para dar apoio aos usuários internos e
externos nos mais diversos casos envolvendo o SEI. Um fato que comprova esta
falta é a inclusão de um simples atestado médico no sistema, cujo a maioria dos
servidores nunca entrou em contato com o SEI e é obrigatória a apresentação do
documento ao setor de Recursos Humanos através desta ferramenta eletrônica.
2
- Falta de padronização dos processos: Uma simples lista de documentos que deve
ser anexado em cada processo deve ser criada e disponibilizada para os
usuários, isso evitará retrabalho, visto que esta informação somente é
repassada de um servidor para o outro quando solicitado. Por exemplo, em dois processos do mesmo padrão, um cuja declaração de prestação dos serviços foi
assinada pelo Coordenador do setor que recebeu os mesmos foi válido e no
outro, o responsável pelo processo entendeu que somente a assinatura do
coordenador não era válida, mas sim, deveria haver assinatura de três
servidores para comprovar a execução do serviço.
3
- Falta de mapeamento e controle do tempo em que os processos permanecem em
cada setor: Como os processos tramitam por diversos setores e secretarias,
muitas delas em locais diferentes da cidade, não existe um mapeamento de tempo
máximo para a permanência mínimo e máximo do processo em cada etapa. Em
qualquer instituição moderna, este mapeamento é fundamental e indispensável.
“É a inovação vinda da implantação
de uma cultura de socialização do conhecimento desenvolvido pela administração
pública com os outros entes que a compõem. Se tal prática for mantida, será
inegável que a gestão do orçamento público, a cada dia mais contingenciado,
será sensivelmente mais racional. Não há mais espaço para aquisições
milionárias quando há soluções gratuitas disponíveis.” (Fonte: Artigo, TRF4)
E ainda segundo
Lucas Marques da Silva, Pós-graduado em Gestão de Projetos pelo IETEC. “O
Gerenciamento do Tempo ou Prazo em Projetos, que o PMBOK define como sendo “os processos necessários para realizar o
término do projeto no prazo estimado”, normalmente tem destacada influência
para o êxito dos projetos e, portanto, na grande maioria deles, demanda
cuidados constantes de gestão, desde o planejamento até a entrega final.”
Assim, após a
realização desta pesquisa, a equipe chegou à conclusão que, com a cessão
gratuita do SEI, a economia do dinheiro público é incomensurável, uma vez que
as instituições que o adotam deixam de gastar muito dinheiro com a compra de
soluções de mercado que, muitas vezes é mal utilizada e não solucionam as
demandas para as quais são adquiridos., porém existem ainda muito a se
conquistar quando o assinto é a utilização do sistema devido ao material humano
que opera a utilização do mesmo, porém, com treinamento e transformação das
informações em conhecimento prático é totalmente plausível a plena utilização
do Sistema Eletrônico de Informações SEI na Prefeitura Municipal de Joinville e
em quaisquer outros órgãos da administração pública.
Referências:
www.techoje.com.br; www.softwarepublico.gov.br;
http://www.tse.gov.br
